ADUKG About Us

مقالات ومدونات      

   

الاجتماعات القصيرة المركّزة = إنتاجية أعظم

 

الاجتماعات، سواء أكانت وجهاً لوجه أو على الهاتف أو عبر مؤتمر فيديوي، ضرورة مؤسسية وثقب أسود محتمل للإنتاجية المؤسسية في الوقت نفسه. وغالباً ما تشمل كثيراً من الأشخاص، وتفتقر إلى التركيز الحقيقي، وتستغرق وقتاً أطول من المعتاد. والأسوأ من ذلك كله، أن نتائج كثير من هذه الاجتماعات قد تكون محدودة – غالباً ما يترك الحاضرون دون أي فكرة عما يحدث بعد ذلك وتضيع المسؤولية في الغالب وسط الغموض والالتباس.

إذا كيف تضمن المؤسسات أن تحقّق اجتماعاتها ما ينبغي؟ وهل من الممكن ضمان تحقيق أهداف الاجتماع الأصلية – ربما التوصّل إلى أفكار جديدة، وربما استراتيجية جديدة؟

 

حافظ على قصر الاجتماعات

 

وجدت دراسة أجرتها شركة ميكروسوفت في سنة 2015 أن متوسّط أمد انتباه الإنسان 8 ثوانٍ فقط (اعتباراً من سنة 2013)، بعدما كان 12 ثانية قبل 13 سنة، أي في سنة 2000. وبالمقارنة، يعتقد أن متوسّط أمد انتباه السمكة الذهبية يبلغ 9 ثوانٍ، لذا فإن من يأمل في المحافظة على اهتمام الجميع في اجتماع ماراثوني يستغرق أربع ساعات ربما يسبح عكس التيّار.

 

لا يعني ذلك بطبيعة الحال اقتصار الاجتماعات على تلك المدّة، وإنما قد يكون من المجدي التشديد على أهمية إبقاء الاجتماع في المسار الصحيح والمحافظة على التركيز لتجنّب تلاشي الاهتمام. فعلى سبيل المثال، تحدّ أحاديث "تد" (TED) محاضرات كل متحدّث بـ 18 دقيقة فقط، استناداً إلى أن ذلك الوقت كافٍ للغوص في الموضوع دون فقدان اهتمام الجمهور. لذا ينبغي تطبيق شروط مماثلة للاجتماعات، وتجنّب إزاحتها عن مسارها بمناقشات خارجة عن الموضوع، والحرص على مقاطعة من يستطرد طويلاً في نقطة ما أو يتطرّق إلى مسألة خارجة عن الأجندة. 

 

احرص على أن تقود الاجتماعات إلى الأفعال

 

ويجب ألا تكون الاجتماعات المكان الذي ينجز فيه كمّ من العمل. بل يجب أن تكون بدلاً من ذلك منبراً لتشارك الأفكار، وتقرير مسار العمل، ثم تحديد – وذلك أمر حاسم – من المسؤول عن إنجاز كل إجراء عمل محدّد في الشركة. وعليك الحرص على حدوث ذلك بإضفاء صفة رسمية على العملية – الالتزام ببنود الأجندة بصرامة، وعدم الانتقال إلى البند التالي إلا بعد أن يتولّى أحد الحاضرين المسؤولية عن التأكّد من إنجاز كل مهمّة. وعلى رئيس الاجتماع التأكّد أيضاً من أن الجميع لديهم الفهم نفسه لما هو منتظر من كل شخص.  

   
   
   
 
Email Facebook Google LinkedIn Pinterest Print Twitter

 

HTML Comment Box is loading comments...